近年、会計ソフト、CRM、ビジネスチャットなど、多くの業務効率化ツールがSaaS（Software as a Service）形式で提供されています。
SaaSは手軽に導入できる反面、月額課金のため、「とりあえず導入してみたものの、結局使わず放置して毎月費用だけ払っている」という無駄なランニングコストを生みやすいという落とし穴があります。
本記事では、この無駄な出費を避けるために、SaaSの無料トライアル期間を最大限に活用する方法と、解約時に失敗しないための注意点を解説します。
1. トライアル期間を最大限に活かす3つの手順
無料トライアル期間は、そのツールが本当に自社の業務に適合するかを確かめる唯一の機会です。
1-1. 目的と評価基準を明確にする
トライアル開始前に、以下の「目的」と「評価基準」を明確にしましょう。
- 目的: 「このツールで解決したい課題」（例：経費精算の処理時間を1/3に短縮する、など）
- 評価基準: 「使いやすさ」「必要な機能が揃っているか」「既存ツール（会計ソフト、法人口座など）との連携性」の3つに絞って点数化する。
1-2. 複数のチームメンバーを巻き込む
ツールの利用は、特定の担当者だけでなく、実際に使うチームメンバー全員（または代表者）を巻き込みましょう。
- 理由: 特定の社員だけが使いこなせても意味がありません。実際に利用する多様なメンバーの意見を取り入れ、導入後の定着率を見極めることが重要です。
1-3. 期限をカレンダーに登録する
多くのトライアル期間は14日間や30日間と短いです。
- 対策: 必ず期限の3日前に「導入決定会議」や「解約手続き」を行うためのリマインダーをカレンダーに設定しましょう。期限を過ぎると自動的に有料プランに移行することが多いため、要注意です。
2. 見落としがちな解約時の注意点
トライアル期間で「合わない」と判断した場合、スムーズに解約するためのチェックポイントです。
2-1. 自動課金の停止確認
多くのSaaSは、利用規約に「トライアル期間終了後、自動的に有料プランに移行し、請求を開始する」旨を記載しています。
- 必ず確認: トライアル期間中に「利用を継続しない」という明確な意思表示（解約手続き）が必要か、それとも放置でOKか、事前に確認しましょう。
2-2. データのバックアップと移行
トライアル期間中にアップロードした顧客データや業務データが、解約時にどうなるかを確認しましょう。
- 重要: 重要なデータは必ず解約前にダウンロード（エクスポート）し、他のストレージやツールに移行する必要があります。データが消失すると、業務に大きな支障をきたします。
3. まとめ：無駄をなくすことが資金繰りへの貢献
不要なSaaSの契約は、毎月のランニングコストとして資金繰りを圧迫します。トライアル期間を活用し、費用対効果を厳しく見極めることが、法人設立初期の資金管理においては不可欠です。
適切な資金管理を徹底するためにも、不要な出費を避け、必要な投資に資金を集中させることが重要です。
また、事業運営に必要な資金を確保するための全体像を把握し、融資を有利に進めるための基盤整備、すなわち法人口座の開設やバーチャルオフィスなどの情報についても学ぶ必要があります。
